Каждый пользователь, которому приходилось работать с пакетом офисных программ от компании Microsoft наверняка сталкивался с ПО, которое в качестве сохраняемого документа используют электронные таблицы. Так называется особый вид программ или тех документов, которые создаются с их помощью.

В качестве примера такой программы можно привести MS Excel. Давайте разберемся, для чего необходимы такие документы и как с ними правильно работать.

Что такое электронные таблицы?

Исходя из общепринятого понятия электронных таблиц, можно сказать, что это файлы, создаваемые с определенной рабочей областью, в которой можно выполнять довольно сложные вычисления, в том числе и решать тензорные уравнения, исследовать функции, строить диаграммы и графики, а также калькулировать валютные единицы на основе постоянно меняющегося курса. Как вы уже, наверное, поняли, электронные таблицы представляют собой обычные листы. В этих листах необходимо вносить определенные данные и выполнять последующее редактирование, вычислить значения, создавать отчеты.

Какими могут быть электронные таблицы? На самом деле сегодня существует множество форматов электронных таблиц, о которых рядовой пользователь может даже не догадываться. Первое, что приходит на ум, это непосредственно сам MS Office Excel. Однако не все пользователи, которым приходилось работать с этим стандартным офисным пакетом знают, что практически такой же формат данных позволяет создавать программа MS Access. Данное приложение, в отличие от стандартного Excel также поддерживает создание баз данных на основе SQL.

Access может интегрировать базы данных не только непосредственно в саму компьютерную систему, но и на сайты, и в интернет-ресурсы, создаваемые с помощью языка любого уровня сложности. В MS Excel такая поддержка также имеется. Стоит также отметить, что во всех офисных приложениях имеется возможность создания универсальных скриптов на основе Java или Visual Basic. Таким образом электронные таблицы представляют собой не только средство, используемое для отображения структурированных данных, но и довольно мощный инструмент, предназначенный для отслеживания вычислений в аналогичных документах в режиме обновления при открытии.

Электронные таблицы: предназначение

Рассмотрим теперь непосредственно сами документы, которые представляют собой электронные таблицы. Какие программы могут создавать их? Да практически все программы, относящиеся к стандартным офисным пакетам. Это, кстати говоря, не только Excel, но и утилиты из пакетов Lotus Pro и Open Office. Теперь немного подробнее поговорим об электронных таблицах и их назначении. Электронные таблицы могут использоваться для ведения строгого финансового и аудиторского учета, а также для ведения статистики. Однако большинство пользователей даже не предполагает, что, используя апплеты и надстройки поддерживаемых языков программирования, в офисном приложении Excel можно создавать даже примитивные игры. Достаточно вспомнить ту же игру «змейка». Такая игра создается за считанные минуты в программах данного типа.

Это далеко не все возможности, которыми располагают электронные таблицы. Программы, которые могут иметь различные названия, по сути подразделяются только на несколько основных типов. Здесь необходимо различать чисто математические программы, при помощи которых выполняют алгебраические и геометрические вычисления, и приложения, которые на основе встроенных языковых средств могут в собственной среде создавать исполняемые апплеты. В этом смысле можно сказать, что электронные таблицы являются прикладными программами, однако их можно скорее отнести не к исполняемым файлам, а к динамическим библиотекам. Они не запускаются сами по себе, но имеют исполняемый внутренний код. Но смысл не в этом.

Типы данных

Посмотрим на вопрос об электронных таблицах с другой стороны. Мы уже рассмотрели программы, которые можно использовать для создания электронных таблиц. Теперь следует поговорить о данных, подлежащих обработке. Рассматривать их мы будем на примере стандартного приложения Excel. В большинстве своем во всех приложениях, которые позволяют работать с электронными таблицами, используются похожие форматы. Если правой кнопкой мыши кликнуть по активной ячейке или выбрать из меню соответствующую команду формата данных, то можно обнаружить, что тип вводимой информации может быть довольно разнообразным.

Общий формат используется для того, чтобы программа автоматически определяла, что за данные в нее вводятся. Это могут быть проценты, числа, текст и т.д. Больший интерес представляет числовой формат. Сюда можно заносить даже экспоненциальные данные с нужным числом знаков после запятой и разделителем. Соответственно, текстовый формат предполагает распознавание чисел или формул в ракурсе текста. Даты, проценты и другие типы будут распознаваться только при задании необходимого формата. Однако это еще далеко не все, что могут электронные таблицы. Бывают ли еще какие-нибудь средства обработки вводимой информации?

Понять это нетрудно, если поглядеть на основную строку формул. Именно данный элемент и выполняет одну из важнейших функций. Каждый пользователь наверняка замечал, что она обозначена как fx.В этом поле и необходимо вводить вычислительные формулы. Формат формул может быть различным. Стоит отметить, что далеко не все пользователи четко представляют себе, какие типы формул существуют. Все дело в том, что они могут серьезно отличаться от стандартного вида.

При выделении ячеек конечно можно использовать стандартное действие, типа =A1+B1 для суммы, =A1*B1 для произведения. Однако для диапазона суммирования формулу лучше вводить без выделения ячеек. Обратите внимание, что электронные таблицы представляют собой специальные программы с поддержкой мультиязычности. Иначе говоря, совершенно не имеет значения, будете ли вы вводить формулу =СУММ (A1:А10) или =SUM (A1:А10). Более сложные формулы имеют свой собственный формат. Особенно это касается тех случаев, когда используются перекрестные вычисления, связанные данные на разных листах и документах.

Средства редактирования и структурирования

Теперь взглянем на электронные таблицы с еще одной стороны. Какие существуют средства для обработки данных? Здесь все довольно просто. Простейшим средством является создание фильтров, по которым проводится сортировка, поиск и упорядочивание. В том же MS Excel можно использовать автоматическое создание фильтра на выделенном диапазоне без задания условий сортировки. При необходимости использовать более сложную фильтрацию, придется вводить условия либо для общего случая, либо для тех ячеек, в которых содержаться данные определенного типа с использованием условий типа «и/или/не». Таким образом, фильтрация может осуществляться несколькими способами, например, при условии, что ячейка содержит или не содержит некоторые данные и т.д. Может быть задано множество условий поиска.

Простейшие примеры создания электронных таблиц на основе редактора MS Excel

С созданием документов данного типа все довольно просто. Например, когда выполняется первый запуск программы после установки, приложение предложит вам создать пустую таблицу или документ на основе собственного шаблона. Тип выбирается в зависимости от того, что именно нужно пользователю. После ввода любой информации можно использовать весь набор инструментов программного пакета, например, строить диаграммы на основе выделенного диапазона. Стоит отметить, что для выполнения любого действия в программах данного уровня предполагается наличие мастера, при помощи которого создание подобных объектов становится делом пары секунд.

Базы данных в Access и подобных программах

Если же говорить о приложении Access, то оно, как и большинство аналогичных программ, в большей степени ориентировано на работу с базами данных, а не на выполнение математических операций. С помощь данного приложения можно создавать достаточно большие массивы с перекрестной обработкой и фильтрацией. При этом имеется поддержка серверов SQL и встроенных апплетов. Электронные таблицы по большей части представляют собой средства для учета и структуризации информации и ведения статистики. Далеко не все пользователи знают, что данное приложение по возможностям ни в чем не уступает популярной системе 1C. В чем-то Access даже ее превосходит.

Пакет программ 1С

Пакет программ 1С представляет собой довольно мощную систему, в распоряжении которой имеется множество уникальных инструментов. Прежде всего, стоит отметить, что сам пакет по типам учитываемых данных делится на несколько основных частей. Так, к примеру, в данном пакете программ представлены такие разделы, как «1С: Бухгалтерия», «1С: Предприятие», «1С: Склад». Таким образом для каждого конкретного случая предусмотрен свой отдельный модуль. С помощью данного приложения вы легко можете выписать счет-фактуру с последующим резервирование товара. И это всего лишь простой пример.

Система поиска

Если говорить о поисковых возможностях программных продуктов этого рода, то стоит отметить, что поиск здесь может осуществляться несколькими способами. Стандартным средством для офисных приложений является использования комбинации Ctrl+F. Но данный метод не подойдет для связанных файлов и листов. В случае задания нескольких условий лучше использовать специальные фильтры, которые предусмотрены в любом приложении такого типа, однако лучше использовать написание макросов на Visual Basic. Это значительно упростит процедуру фильтрации и поиска. При этом можно даже не задавать ссылки на файлы и разделы табличных данных, которые хранятся в них.

Поддержка SQL

Если кто-то еще не знает, SQL является уникальным языком программирования. Изначально он разрабатывался именно как средство для работы с базами данных. Самое интересное, что на сегодняшний день данный язык считается единственным средством, способным связывать базы данных и прикладное программное обеспечение. Иначе говоря, текст языка SQL не зависит от типа базы данных. Программист, который создает базу на его основе, может выбирать: редактировать или добавлять только те данные, которые нужны на самом деле. В этом плане многие электронные таблицы представляют собой именно то решение, которое способно поддерживать данный язык, вне зависимости от природы программного продукта, при помощи которого они были созданы.

Практическое применение

Что же касается практической точки зрения, то электронные таблицы сегодня используются практически везде. Именно такие структуры используют для учета налоговые службы по всему миру. Правда не везде они доведены до совершенства, однако с каждым годом электронные средства учета становится все более популярными. Возможно на территории бывшего советского союза эти технологии пока не успели получить широкого применения. Однако если обратить внимание на современные системы электронного декларирования доходов, то становится понятно, что будущее именно за такими нововведениями. Уже сегодня любой пользователь легко может заказать билеты на поезд или самолет через интернет. А ведь это та же самая база данных, которая реагирует на заказ пользователя, автоматически вносит изменения в число оставшихся мест и т.д. Конечно, выглядит любая программа такого рода как таблица с той лишь разницей, что для удобства использования применяется специальный интерфейс.

Заключение

В данном обзоре приведена лишь малая часть информации, касающейся электронных таблиц. Такие программы способны на многое. Если учитывать поддержку встроенных и внешних средств, возможности программных пакетов могут быть увеличены. Наверное, большинство пользователей уже разобралось, для каких целей может быть использовано подобное программное обеспечение.