Access представляет собой мощное приложение операционной системы Windows. Оно управляет базами данных. Приложение предназначено для следующих целей:
— представления информации в удобном для пользователя виде;
— режима автоматизации часто повторяющихся операций.

Кроме того, программа оказывает помощь при поиске и хранении информации. Создать формы несложно и в этом задействовано приложение Access. В его форме удобно открывать требуемые элементы для просмотра. Пользователи получают возможность добавлять, редактировать, а также отображать данные, которые хранятся в Access. Немаловажную роль играет и внешний вид. Приложение отличается тщательно продуманными формами, что является залогом точности данных и высокой эффективности работы.

Создание форм СУБД Access предоставляет удобный механизм проведения различных операций с информацией. Специальные Access-формы существенно облегчают ввод, способствуют успешному и быстрому редактированию объектов, а также их просмотру. Они обладают богатым арсеналом инструментов управления, которые позволяют автоматизировать представления информации, хранящейся в таблицах базы данных. Такими средствами являются:

— текстовые поля;
— флажки;
— выпадающие списки;
— радиокнопки и многое другое.

Существует много способов создания форм в Access. Они могут быть на базе имеющихся таблиц и запросов. Также различают пустые, разделенные, подчиненные формы, с несколькими записями. Их создание выполняется при использовании мастера форм и специального конструктора. Это особенно удобно в случае, когда необходимо осуществлять ввод данных со специальных бланков.

Формы на базе имеющейся таблицы

Данный способ предусматривает выполнение несложных действий. Необходимо найти раздел «Создание» и нажать в нем кнопку «Форма». Основное условие состоит в предварительном создании таблицы с данными. Кроме того, необходимо ее выбрать в области навигации. Форма будет отображать всего одну запись, а также информацию, связанную с таблицей. Чтобы вывести их несколько, потребуется снова воспользоваться разделом «Создание», выбрав в нем кнопку «Несколько элементов». Таким образом, можно отобразить в текстовых полях формы множество записей данных.

Данный способ также позволяет разработать разделенную форму. Они имеет вид, который совместно с представлением информации в элементах управления создает ее выборку в табличном виде. Для разработки разделенной формы необходимо перейти в раздел «Создание» и нажать кнопку «Разделенная форма». Она появится сразу в отформатированном виде с использованием всевозможных элементов управления. Как правило, ними выступают однострочные текстовые поля. В них выводятся значения данных, сохраненные в полях таблицы. Существует возможность создать и пустые формы вместо заранее отформатированных.

Режим макета и конструктора

Таблицы, готовые к использованию, переводятся в режим формы. В нем можно изменять только сами данные записей, а также совершать переходы между ними. Что касается форматирования, в данном режиме он не предусмотрен. Создание форм Microsoft Access требует редактирования элементов управления и в ней самой. Это осуществляется путем переключения в режим макета или конструктора.

Первый режим отличается от второго меньшими возможностями, предусмотренными для конструирования форм. Однако он достаточно удобен в плане быстрого форматирования, а также для внесения небольших изменений в элементы управления. Это может быть вертикальное или горизонтальное выравнивание, добавление текстовых полей, смена внешнего стиля формы и другое. Стоит отметить, что в режиме макета невозможно редактировать данные, которые выведены в элементы управления, в то время как конструктор предоставляет эту возможность.

В нем осуществляется более сложная и основательная настройка. Необходимо заметить, что только в режиме конструктора открывается доступ для ряда деталей графического оформления. Также можно использовать элементы управления, такие как прямоугольники, кнопки, линии, поля со списками, переключатели и прочее. В данном режиме существует возможность изменить источник информации для редактируемой формы. Кроме того, из него легко отключить режим макета, что очень удобно.

Добавление на форму кнопки

Стоит рассмотреть в качестве примера ситуацию, когда нужно добавить кнопку на форму, при помощи которой необходимо совершать закрытие. Режим конструктора предусматривает целую раскладку, состоящую из различных элементов управления, включая кнопку. При ее добавлении в макет формы СУБД автоматически выполняет мастер создания кнопок. Данное окно появится на экране. Там пользователю будет предложено на выбор несколько категорий, которые включают в себя списки действий. В рассматриваемом случае следует перейти в категорию «Работа с формой». Из ее перечня действий стоит выбрать «Закрыть форму».

На кнопке можно оставить текст, а лучше подсказать об этом при помощи рисунка. После этого необходимо дать ей название, затем следует нажать «Готово». Таким образом, появится готовая кнопка на форме, позволяющая закрывать ее. При нажатии по ней СУБД будет предложено сохранить изменения. Затем форма закрывается. Стоит отметить, что в режиме конструктора такая кнопка не сможет функционировать. Она работает исключительно в готовой форме. Также необходимо учитывать, что сами формы можно разработать с помощью специального мастера. В процессе их построения следует просто определиться с настройками. В дальнейшем созданную форму легко отформатировать на свое усмотрение. Для этого потребуется переключиться в режим макета или конструктора.

Подчиненные формы

Они представляют собой элемент, который выступает в качестве дополнения основной Access-формы. Это разработка иерархической конструкции, состоящая из двух таблиц. Она отражает наличие отношений между формами, которые, в свою очередь, отображают различный тип связи, которая существует у таблиц базы данных («один-ко-многим», «многие-ко-многим»).

Что представляет собой подчиненная форма?

Процесс ее разработки в Access можно представить на конкретном примере. Допустим, ней является форма заказов покупателя в интернет-магазине. Информация о клиенте находится в одной таблице, а данные о его заказах расположены в другой в связи с проведением нормализации при проектировании базы. Один покупатель может делать сразу несколько заказов, в таком случае отношение между таблицами способны отражать связь «один-ко-многим». Стоит отметить, что в рассматриваемом варианте форма, которая представляет данные покупателя, является основной.

Если говорить о его заказах, они относятся к подчиненной форме. Ели обе они размещены в пределах общего макета, демонстрируется исключительно связанные данные. Таким образом, когда в таблице покупателей существует уникальный клиент, а в подчиненной таблице заказов к нему относятся три записи, это означает, что подчиненная форма отобразит их все.

Мастер форм

Для создания иерархической конструкции из форм в Access существуют различные варианты. К примеру, разрабатывается сценарий создания обеих форм. В данном случае существует возможность воспользоваться помощью мастера форм. Разработка главной формы в Access, которая имеет подчиненную, не доставит проблем при реализации данного метода. Он позволит не только создать их, но и связать их требуемым отношением. В случае, когда процесс создания подчиненной формы предусматривает ее добавление к уже имеющейся главной, можно использовать мастер или переместить уже существующую таблицу на основной макет. В данной ситуации она становится подчиненной.

Разработка форм подчинения

В качестве примера стоит рассмотреть вариант создания подчиненных форм на базе двух связанных таблиц. Следует использовать для этого мастер форм. Сначала необходимо открыть его. Команда выполнения мастера форм размещается в СУБД Access. К примеру, в приложении 2007 года выпуска она находится в открывшемся списке пункта «Другие формы».

Когда на экране отобразится окно мастера, пользователю будет предложено выбрать таблицу, для которой требуется создать формы, а также поля. Совершается это двойным кликом. Пользователь самостоятельно выбирает, какие поля он хочет видеть. После первой таблицы следует выбрать другую, что совершается в этом же окне. Они связаны между собой. Мастер сможет самостоятельно обнаружить отношения. Если же этого не произошло, подчиненные формы создать невозможно. В рассматриваемом случае подчиненной становится форма, которая разработанная на основе таблицы Books.

Следующий этап предусматривает выбор вида представления данных. Стоит указать «Подчиненные формы», а после этого нажать кнопку «Далее». Далее потребуется выбрать внешний вид создаваемых форм. Это может быть ленточный или табличный макет. Стоит отметить, что первый содержит в себе больше стилей оформления. В конце необходимо настроить заголовки форм и подтвердить выполненные действия нажатием на кнопку «Готово». После этого подчиненные access формы будут сохранены. Их можно переключить в режим конструктора или макета. Это необходимо для того, чтобы получить возможность форматирования получившихся полей или добавления других элементов управления.

Разработка кнопочной формы в Access

При наличии большого количества таблиц в базе и форм, которые связаны с данными, общая схема значительно усложняется. С целью упрощения передвижения между формами базы, разрабатывается кнопочный вариант. Он предусматривает обыкновенный элемент, который легко редактировать в конструкторе на собственное усмотрение. Стоит отметить, что, разработка главной кнопочной формы предполагает создание формы базы данных в Access. Она представляет собой ее заставку, а также начальную страницу. С использованием кнопок, расположенных на ней, значительно легче перемещаться между элементами, потому как каждая них связывается с отдельной формой. При совершении клика по кнопке СУБД выполняет переход к таблице, которая имеет связь с данным элементом.

Работа с диспетчером

При разработке основной кнопочной формы в Access используется специальный диспетчер. Он размещен в разделе работы с базами данных. При первом выполнении кнопочные формы не найдутся. В данном случае пользователю будет предложено создать их. На экране отобразится окно мастера, где имеется несколько кнопок. Из них стоит выбрать «Изменить». Также можно перейти к опциям настройки связей кнопочной формы и прочих доступных элементов базы. К примеру, добавляется «Кнопка 1» и «Кнопка 2» на главную кнопочную форму.

Данные элементы связываются с Authors1 и Books, которые относятся к подчиненным. Необходимо выбрать «Создать», чтобы отрылось диалоговое окно. В нем следует указать имя кнопки и действие, требуемое к выполнению. Третье поле предусматривает определение формы, которая связывается с добавляемой кнопкой. Если закрыть окна настройки, можно обнаружить, что в панели навигации появилась новая кнопочная форма. Также легко увидеть, что она обладает простым стилем оформления и двумя кнопками. Если нажать на них, СУБД открывает форму, с которой они связаны.

Раздел с таблицами Здесь можно увидеть, что после выполненных действий добавилась новая таблица. Она называется Switchboard Items. В этой таблице хранятся все данные настроек, которые связаны с разработанными кнопочными формами. В рассматриваемом случае существует только одна форма, имеющая две кнопки, потому она содержит всего три записи. К ним относятся следующие:

— записи о кнопках, которые содержатся на форме;
— о действиях, которые связаны с ними;
— о самой кнопочной форме.

Режим конструктора Кнопочную форму при желании можно усложнить. Для этого выполняется форматирование ее содержимого в режиме конструктора. Он позволяет на ее поверхность добавить множество других полезных элементов управления. Кроме того, главную кнопочную форму можно связать с прочими аналогичными формами.